cách tạo mục lục tự động trong word 2010

Các phiên bản mới của Microsoft Office đang càng ngày càng làm cho việc biên soạn tài liệu bớt đi nhiều gánh nặng. Trong bài viết này, CongNghePlus muốn chia sẻ với bạn đọc cách tạo mục lục tự động trong Word 2010 để việc trình bày trở nên chuyên nghiệp hơn nhé.

Mục lục của văn bản giúp cho cả người đọc và người viết có cái nhìn tổng quan về tài liệu, giúp cho việc phân chia, kết nối các nội dung được rõ ràng. CongNghePlus muốn được chia sẻ với các bạn cách tạo mục lục tự động trong Word 2010.

cách tạo mục lục tự động trong word 2010

Cách tạo mục lục tự động trong Word 2010

Cách 1: Tạo mục lục tự động bằng Heading Styles

Cấu trúc hóa tài liệu

Thông thường, trước khi biên soạn một tài liệu có dung lượng lớn, điều đầu tiên bạn sẽ xác định các nội dung chính của nó. Các nội dung đó lại có thể được phân chia thành nhiều nội dung nhỏ hơn… Với mỗi nội dung, bạn sẽ đặt cho nó một đề mục.

Từ đó, bạn sẽ có một tập hợp đề mục lớn và các đề mục nhỏ hơn mang cấu trúc cây… Trong trình soạn thảo Word 2010, các đề mục lớn,  nhỏ sẽ tương ứng với level của nó là các styles Heading 1, Heading 2, Heading 3…

Để tạo style cho một đề mục, bạn đặt con trỏ chuột vào một vị trí trong đề mục, chọn Tab Home và kích chọn style tương ứng, chẳng hạn như Heading 2.

Cấu trúc hóa tài liệu bằng thẻ Heading
Cấu trúc hóa tài liệu bằng thẻ Heading

Hoàn thành xong thiết lập cấu trúc cho tài liệu, bạn đừng quên vào Tab View,> Navigation Pane và rồi bạn sẽ thấy thật dễ dàng di chuyển đến các vị trí nội dung chỉ với các tiếng kích chuột lách tách.

Tạo bảng mục lục

Sau khi đã có cấu trúc của tài liệu, việc tạo ra mục lục cho nó thật là đơn giản:

  • Bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn tạo mục lục, thông thường là ngay sau tiêu đề của tài liệu, kích vào Tab References > Table of Contents.
  • Trong menu xổ xuống, bạn chọn mẫu mục lục và một bảng sẽ được tạo ra. Bảng mục lục sẽ tự động được định dạng sao cho các đề mục cấp cao sẽ chứa các đề mục con của nó.

Lúc đó có thể bạn sẽ nghĩ “Ồ, nếu như mình biết điều này sớm hơn, thì có lẽ đã có thêm một núi sách được xuất bản”!

Tạo bảng mục lục trong word 2010
Tạo bảng mục lục trong word 2010

Cách 2: Tạo mục lục tự động bằng Tab References

Với cách sử dụng các thẻ Heading styles, bạn tạo ra các đề mục với các cấp độ. Word sẽ tìm tất cả các đề mục đó (đến một mức level xác định) để đưa vào bảng mục lục.

Chúng ta có thể tạo ra một bảng mục lục theo một cách khác, cũng bằng cách chỉ ra cấp độ cho các đề mục, ví dụ các đề mục Chương 1, Chương 2… có cấp độ (level) là 1, các đề mục Bài 1, Bài  2… có cấp độ là 2…

Sự khác nhau trong hai cách tạo ra mục lục ở đây chỉ là các đề mục cấp độ 1 không nhất thiết phải là các đề mục được gắn thẻ Heading 1. Thậm chí, ta có thể đảo ngược một đề mục gắn thẻ Heading 2 thành đề mục có cấp độ 1, nếu như không xét đến logic nội dung.

  • Cụ thể, đầu tiên bạn vào Tab References > Table of Contents > Custom Table of Contents

tạo mục lục tự động trong word 2010

  • Ở cửa sổ mở ra, bạn cũng chọn số level hiển thị trong mục lục. Kích chọn OK và chúng ta có một bảng mục lục nhưng chưa có nội dung gì cả.
  • Để tạo nội dung cho bảng mục lục này, bạn tìm đến các đề mục, đặt con trỏ chuột vào một vị trí trong đề mục rồi kích Add Text trong References/Table of Contents, rồi chọn level cho đề mục, ví dụ Level 1. Khi đó đề mục này sẽ được đưa vào bảng mục lục.

Chỉnh sửa mục lục trong Word 2010

Cập nhật mục lục

Trong quá trình biên tập tài liệu, nến bạn thêm, xóa, sửa các đề mục thì làm thế nào để cập nhật lại phần mục lục?

  • Hãy đặt con trỏ chuột vào bảng mục lục, kích chuột phải rồi chọn Update Field > Update entire table.
  • Nếu bạn chỉ muốn cập nhật lại số trang cho đề mục, thì trong Update Field, bạn chọn Update pages numbers only.

Lựa chọn cấp độ hiển thị cho bảng mục lục

Word 2010 mặc định rằng các đề mục từ Heading 3 và cao hơn sẽ được hiển thị trong bảng mục lục. Làm cách nào để tạo ra mục lục chứa các mức level khác, chẳng hạn như cách tạo mục lục Level 4?

  • Bạn vào Tab References, chọn Table of Contents, trong menu xổ xuống, chọn Custom Table of Contents
  • Trong mục Show levels, bạn chọn lại cấp độ (level) được hiển thị. Ví dụ, nếu bạn chọn đến level 4, thì các đề mục định dạng Heading 4 và cao hơn sẽ được hiển thị trong bảng mục lục.
Chọn mức level hiển thị trong bảng mục lục
Chọn mức level hiển thị trong bảng mục lục

Một số vấn đề khác về mục lục

Định dạng cho mục lục

Bản thân các đoạn mục lục cũng là các dòng văn bản và bạn có thể định dạng cho chúng, ví dụ như font chữ, cỡ chữ, căn dòng, chiều cao của dòng văn bản… như các đoạn văn bản khác

Tạo ra mục lục ở nhiều vị trí trong văn bản

Đôi khi bạn muốn đặt thêm mục lục ở một số vị trí khác để thuận tiện cho người đọc thì bạn nhớ là chỉ có thể đặt thêm các mục lục theo cách thứ hai đã trình bày ở trên nhé!

>>> Xem thêmVì sao không phải Ctrl+V mà lại là Ctrl+Shift+V? Tổ hợp phím tắt hữu ích nhưng ít ai biết

Qua những chia sẻ của CongNghePlus, mong rằng bạn sẽ không còn chút thắc mắc nào khi thao tác với mục lục Word 2010 và quản trị nội dung tài liệu của mình một cách hiệu quả hơn.

Trang tin CongNghePlus là một kho thủ thuật khổng lồ mà bạn có thể tìm kiếm, bổ sung cho mình những kiến thức quan trọng, hữu ích. Xin cám ơn sự yêu mến của bạn đã dành cho trang!

Đánh giá bài viết: