hàm subtotal khác gì hàm sum

Bạn đã biết hàm SUBTOTAL có chức năng gì hay chưa? Công thức của hàm SUBTOTAL như thế nào? Ví dụ cho hàm SUBTOTAL ra sao? hàm SUBTOTAL khác gì hàm SUM? Hãy cùng CongNghePlus tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Nếu bạn sử dụng Excel nhiều, bạn có thể đã biết hàm SUM là hàm cơ bản nhất trong Excel dùng để tính tổng các giá trị. Tuy nhiên, còn có một hàm làm tốt hơn những gì hàm SUM có thể, bạn hãy sử dụng hàm SUBTOTAL. Vậy Hàm SUBTOTAL là gì? Hàm SUBTOTAL khác gì hàm SUM? Hãy cùng CongNghePlus tìm hiểu qua bài viết này nhé.

hàm subtotal khác gì hàm sum

Hàm SUBTOTAL khác gì hàm SUM?

Định nghĩa hàm SUBTOTAL

Hàm SUBTOTAL là một hàm của Excel có chức năng dùng để tính tổng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu.

Không giống như đa số các hàm trong Excel, được viết với một nhiệm vụ riêng biệt, hàm SUBTOTAL lại rất linh hoạt, bạn có thể sử dụng hàm này với nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như tính toán hoặc làm phép logic, đếm số ô, tính trung bình, tìm giá trị lớn nhất/nhỏ nhất,…

hàm subtotal khác gì hàm sum

Định nghĩa hàm SUM

Excel định nghĩa hàm SUM là một phép tính có “tổng tất cả các số trong dãy ô”. Nghĩa là hàm SUM có nhiệm vụ tính tổng số các con số và tham số có trong các ô và dãy ô. Hàm SUM giúp người dùng rút ngắn thời gian tính toán khi làm việc.

Khi nào sử dụng hàm SUM và SUBTOTAL

Để trả lời cho câu hỏi hàm SUBTOTAL khác gì hàm SUM, chúng ta hãy cùng tìm hiểu trường hợp nào nên sử dụng hàm SUM và SUBTOTAL.

Hàm SUBTOTAL khác gì hàm SUM? Công thức và cách áp dụng dễ diểu

  • Đối với hàm SUM: Chỉ tính tổng cho tất cả các giá trị, không phụ thuộc vào việc bạn có hide hoặc là filter dữ liệu hay không. Khi lồng các hàm SUM với nhau thì số liệu sẽ bị tính 2 lần.
  • Đối với hàm SUBTOTAL: Khi bạn muốn tính tổng riêng cho từng nhóm hoặc là các giá trị đã ẩn (hide).  

Vì sao hàm SUBTOTAL hiệu quả hơn hàm SUM?

Đối với hàm SUBTOTAL, ưu điểm lớn nhất chính là sự hiệu quả. Bởi vì những thao tác như ẩn hay lọc dữ liệu rất thường được sử dụng trong Excel, muốn tính được kết quả thì không thể dùng hàm SUM thông thường được, chúng ta phải cần tới hàm SUBTOTAL. Mục đích của chúng ta không chỉ là tính ra kết quả, mà còn phải tùy biến kết quả đó sao cho luôn đúng với mọi trường hợp. 

Cách sử dụng hàm SUBTOTAL và hàm SUM

Công thức hàm SUBTOTAL 

Công thức hàm SUBTOTAL như sau:

=SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2,…)

Trong đó:

  • Function_num: Function_num từ 1 – 11 thì hàm SUBTOTAL thực hiện phép tính bao gồm cả các giá trị ẩn trong vùng dữ liệu chứa giá trị ẩn đó. Nếu function_num được chọn từ 101 – 111 thì hàm SUBTOTAL sẽ bỏ qua, không tính các giá trị ở hàng bị ẩn.
  • Ref1, Ref2, …: Là các đối số, gồm 1 hoặc nhiều ô, hoặc dãy ô để tính tổng phụ, bắt buộc phải có Ref1 và giới hạn là 254 ô.

Mã số của function_num như sau:

Function_num (bao gồm giá trị ẩn) Function_num (bỏ qua giá trị ẩn) Tương đương Hàm
1 101 AVERAGE
2 102 COUNT
3 103 COUNTA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCT
7 107 STDEV
8 108 STDEVP
9 109 SUM
10 110 VAR
11 111 VARP

Ví dụ minh họa hàm SUBTOTAL

Dưới đây là ví dụ áp dụng hàm SUBTOTAL vào thực tế. Cùng tham khảo nhé.

Tính tổng vùng được lọc

Giả sử bạn có bảng sau và cần lọc ra tổng KPI của đội A. Bạn thực hiện thao tác như sau:

  • Bước 1: Bôi đen bảng chứa dữ liệu cần tính > Vào Home > Sort and Filter > Filter.
Hàm SUBTOTAL khác gì hàm SUM
Nguồn: dienmayxanh.com
  • Bước 2: Bấm chọn dấu mũi tên hình tam giác ngược ở tiêu đề cột Đội, tick chọn A và nhấn OK.
ví dụ hàm subtotal
Nguồn: dienmayxanh.com

Lọc dữ liệu theo đội

  • Bước 3: Bảng dữ liệu của đội A được Excel lọc ra. Lúc này, tại ô cần lấy kết quả bạn nhập:

=SUBTOTAL(9,D2:D11)

Giải thích công thức:

function_num = 9 là giá trị đối số tương ứng với hàm cần sử dụng. Bạn sẽ thấy giá trị đối số này hiển thị khi nhập công thức hàm SUBTOTAL. Ở đây do chúng ta cần tính tổng nên sẽ chọn hàm SUM – tương ứng với số 9.
ref1 = D2:D11 là phạm vi cần tính tổng.

Bạn sẽ thu được kết quả như sau:

Hàm SUBTOTAL khác gì hàm SUM
Nguồn: dienmayxanh.com

Lưu ý:

  • Hàm SUBTOTAL chỉ có thể tính toán cho các cột số liệu theo chiều dọc.
  • Nếu các đối số ref1, ref2,… đã có sẵn hàm SUBTOTAL thì sẽ được bỏ qua  
  • Nếu function_num từ 1 đến 11 hàm SUBTOTAL sẽ tính luôn các giá trị ẩn trong hàng của vùng dữ liệu. Ngược lại, nếu function_num từ 101 đến 111, hàm SUBTOTAL chỉ tính toán cho các giá trị đang được hiển thị và không tính cho các giá trị ở hàng ẩn.

Công thức hàm SUM

Cú pháp của hàm SUM:

=SUM(Number1, Number2,…)

Trong đó: 

  • Number1, Number2,… là các giá trị được chọn

Một số lỗi thường gặp khi dùng hàm SUBTOTAL là gì?

 Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm SUBTOTAL:

  • #VALUE!: Lỗi này xảy ra khi số xác định chức năng không thuộc các khoảng 1-11 hay 101-111.  
  • #DIV/0!: Lỗi này xảy ra khi có một tổng nào đó chia cho 0  
  • #NAME?: Lỗi này xảy ra khi tên hàm SUBTOTAL sai chính tả.

Câu hỏi thường gặp khi sử dụng hàm SUBTOTAL và hàm SUM

Chức năng 101-111 khác với 1-11 như thế nào?

Bạn có thể sử dụng công thức SUBTOTAL với số nhận dạng hàm 101-111 để ẩn, lọc và bỏ qua các ô  ẩn theo cách thủ công. Do đó, nếu bạn sử dụng một số hàm để ẩn dữ liệu không liên quan, bạn nên sử dụng số hàm 101-111 để loại bỏ  giá trị khỏi hàng ẩn của tổng phụ.

SUBTOTAL có tính các giá trị bị ẩn do Filter không?

Bộ lọc là công cụ  lọc và hiển thị dữ liệu cho các mục đích cụ thể, giúp người thực hành dễ dàng theo dõi và thống kê. SUBTOTAL bị bỏ qua đối với các phạm vi dữ liệu bị bộ lọc ẩn.

>>> Xem thêm: Vì sao không phải Ctrl+V mà lại là Ctrl+Shift+V? Tổ hợp phím tắt hữu ích nhưng ít ai biết

Vậy là chúng đã cùng tìm hiểu về hàm SUBTOTAL và trả lời cho câu hỏi hàm SUBTOTAL khác gì hàm SUM? Hy vọng bài viết sẽ hữu ích đối với bạn, nếu thấy hay thì bạn hãy like, share bài viết để ủng hộ CongNghePlus nhé.

Đánh giá bài viết: