2 Cách tạo chữ ký trong Word dân văn phòng nên biết

Một số tài liệu, văn bản cần có chữ kí cá nhân. Vậy bạn đã biết cách tạo chữ kí trong Word chuẩn nhất chưa? Cùng CongNghePlus tìm hiểu ngay sau đây nhé.

Trong nội dung bài viết này, CongNghePlus hướng dẫn bạn cách tạo chữ ký trong Word trên máy tính (Windows, MacBook) và trên chính chiếc điện thoại của bạn. Cùng tham khảo và thực hành nhé!

cách tạo chữ ký trong word

Cách lấy chữ ký từ hình ảnh

Bạn có thể lựa chọn chèn chữ ký số hoặc chữ ký viết tay vào file Word. Trong trường hợp bạn cần chèn chữ ký viết tay, điều đầu tiên bạn cần chuẩn bị file hình ảnh chữ ký viết tay của mình.

CongNghePlus sẽ hướng dẫn bạn cách lấy chữ ký từ hình ảnh với các bước đơn giản sau:

  • Bước 1: Ký tên lên một tờ giấy trắng. Ưu tiên dùng bút mực xanh để phù hợp với đa số các loại giấy tờ.

ký tên lên giấy trắng

  • Bước 2: Chụp chữ ký bằng điện thoại hoặc sử dụng máy scan. Lưu ý chọn góc chụp sáng, không bị đổ bóng lên hình ảnh.
  • Bước 3: Tải file ảnh vừa chụp lên máy tính. Nếu sử dụng điện thoại, bạn có thể tải hình ảnh lên mail, Zalo, Facebook… Sau đó đăng nhập trên máy tính và tải về.
  • Bước 4: Tách nền trắng bằng cách đăng nhập vào website: https://www.remove.bg/ > chọn Upload Image > chọn ảnh chữ ký > Nếu hình ảnh đã đạt yêu cầu, chọn Download để tải hình ảnh về. Nếu cần chỉnh sửa, di chuyển chuột lên hình ảnh để chọn Edit và sau đó tải về.

upload hình ảnh chữ ký

tải chữ ký đã tách nền

Sau khi đã có file chữ ký định dạng .PNG đã tách nền, chúng ta cùng tìm hiểu các cách tạo, chèn chữ ký trong Word sau.

Tạo chữ ký viết tay trong Word

Sau khi đã có file chữ ký viết tay, bạn đọc có thể dễ dàng tạo chữ ký trong Word theo các bước đơn giản sau. Với phương pháp này, bạn có thể áp dụng cho bất kỳ thiết bị, phiên bản Word và hệ điều hành nào.

Để chèn chữ ký vào văn bản, bạn đặt con trỏ vào vị trí cần chèn, chọn tab Insert > Picture > This Devices (tùy thuộc vào từng phiên bản) > chọn hình ảnh chữ ký của bạn > nhấp Insert.

cách chèn chữ ký tay vào file word

Cách tạo chữ ký số trong Word trên máy tính

Chữ ký điện tử là một dạng điện tử, được mã hóa, đóng dấu xác thực trên thông tin kỹ thuật số như thông điệp e-mail, macro hoặc tài liệu điện tử. Chữ ký xác nhận rằng thông tin bắt nguồn từ người ký và không bị thay đổi.

Dòng chữ ký là gì?

Một dòng chữ ký giống như một phần giữ chỗ chữ ký điển hình có thể xuất hiện trong tài liệu in. Khi một dòng chữ ký được chèn vào tệp, tác giả có thể chỉ định thông tin về người ký ủy nhiệm và hướng dẫn cho người ký.

Khi một bản sao điện tử của tệp được gửi đến người ký ủy nhiệm, người này sẽ nhìn thấy dòng chữ ký kèm thông báo rằng họ được ủy nhiệm ký. Người ký ủy nhiệm có thể:

  • Nhập chữ ký
  • Chọn một hình ảnh của một chữ ký được viết bằng mực, hoặc
  • Viết chữ ký bằng cách sử dụng tính năng viết tay của PC màn hình cảm ứng

Cách thêm dòng chữ ký trong Word

Dưới đây CongNghePlus trình bày cách thêm dòng chữ ký hoặc chèn chữ ký viết tay vào văn bản Word trên phiên bản Word 2016. Trên các phiên bản Word 2007, 2010, 2013, 2019 bạn làm tương tự. Đối với Microsoft Word 2003, sẽ không có chức năng tạo dòng chữ ký và chữ ký số, bạn có thể dùng cách thêm ảnh chữ ký viết tay bằng cách chèn trực tiếp vào văn bản bên dưới.

  • Bước 1: Trong văn bản muốn tạo chữ ký, đặt con trỏ chuột vào vị trí cần tạo, trong Tab Insert > chọn Signature Line
  • Bước 2: Trong cửa sổ cài đặt chữ ký, bạn điền các thông tin cá nhân rồi bấm OK
Cách thêm dòng chữ ký trong Word
Thêm dòng chữ ký vào tài liệu

Sau khi thực hiện thao tác đó, Word sẽ tạo cho bạn một dòng chữ ký:

Dòng chữ ký
Dòng chữ ký

Dòng chữ ký có dạng như một ảnh, bạn có thể căn lề, chỉnh sửa kích thước hoặc thay đổi vị trí cho nó.

Tạo chữ ký số trên dòng chữ ký

Như đã trình bày, sau khi bạn đã dòng chữ ký, làm thế nào để ký lên đó? Hoặc là sau khi đã in văn bản ra, bạn sẽ ký bằng tay thông thường. Hoặc là bạn sẽ ký ngay bây giờ, theo cách tạo chữ ký số.

  • Bước 1: Kích chuột phải trên dòng chữ ký, kích vào nút Sign (Ký tên).
  • Bước 2: Word sẽ hỏi bạn có muốn lưu file hiện tại dưới dạng có chữ ký số không, kích Yes
  • Bước 3: Trở lại văn bản, bấm chuột phải lần nữa vào dòng chữ ký rồi chọn Sign
  • Bước 4: Trong cửa sổ hiện ra, nhập chữ ký số của bạn
Chữ ký số
Chữ ký số

Khi đó dòng chữ ký sẽ xuất hiện chữ ký số kèm theo

Chữ ký số
Caption

Tạo chữ ký trong Word trên máy Macbook

Bây giờ chúng ta hãy xem cách tạo chữ ký trong Word MacBook như thế nào nhé!

Đầu tiên bạn cần tạo ra file ảnh chứa chữ ký. Để làm việc này bạn hãy thao tác

  • Bước 1: Chọn một vùng có khoảng trắng đủ lớn, chẳng hạn trong một tài liệu text chưa có văn bản
  • Bước 2: Bấm giữ và rê con trỏ chuột để tạo ra vùng tạo chữ ký rồi bấm tổ hợp phím Command + Shift + 4
  • Bước 3: Hệ thống sẽ tạo ra một file ảnh trên desktop. Bạn kích chuột phải vào nó > Open With > Preview
Mở file chụp màn hình bằng Preview
Mở file chụp màn hình bằng Preview
  • Trong menu chức năng của Preview chọn Tool > Annotate > Signature > Manage Signature
  • Trong cửa sổ hiện ra bạn có thể dùng chức năng Trackpad để viết lên nếu máy của bạn có cảm ứng màn hình
  • Hoặc dùng Camera để chụp hình chữ ký của bạn trên giấy > Done
  • Bấm Create Signature trên file ảnh
Tạo chữ ký
Tạo chữ ký
  • Trình Preview sẽ lưu chữ ký của bạn vào file ảnh

Để đưa chữ ký nào vào file Word:

  • Mở file Word, thu nhỏ cửa sổ sao cho nhìn thấy file ảnh lúc nãy trên desktop
  • Kéo và thả file ảnh vào file Word
  • Ở đây bạn cũng có thể điều chỉnh kích thước hình chữ ký, thay đổi thiết lập cho nó

Cách chèn chữ ký vào Word trên điện thoại

Trên điện thoại sử dụng Office, để chèn chữ ký vào Word, bạn thao tác:

  • Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn chữ ký trên văn bản.
  • Bước 2: Bấm vào nút Trang chủ > Chèn > Ảnh
  • Bước 3: Chọn ảnh có chữ ký, mặc định đã được tạo.
Chèn chữ ký vào Word trên thiết bị di động
Chèn chữ ký vào Word trên thiết bị di động

Cách chèn chữ ký online

Nếu bạn muốn chèn chữ ký online, bạ có thể vào trang web: http://smallpdf.com, một trong những trang có dịch vụ chèn chữ ký miễn phí. Đối với cách này, bạn nên thực hiện trên thiết bị cảm ứng và ký bằng bút cảm ứng để cho hiệu quả hình ảnh rõ nhất và nét bút chân thực nhất.

  • Bước 1: Chọn Choose File > tải file cần chèn chữ ký.
  • Bước 2: Kích vào vị trí bạn muốn chèn > Bấm nút vẽ chữ ký
  • Bước 3: Trong cửa sổ mở mới, vẽ chữ ký của bạn rồi bấm Create

Hệ thống sẽ đưa ảnh chứa chữ ký của bạn vào file PDF được tại lên.Bạn có thể điều chỉnh kích thước ảnh chữ ký. Chữ ký này cũng được lưu lại để có thể dùng lâu dài

Tạo chữ ký online
Tạo chữ ký online

Mong rằng qua những chia sẻ của CongNghePlus, bạn có thể ứng dụng để chèn chữ ký vào Word, cũng như các file văn bản loại khác. Quý vị bạn đọc hãy phản hồi ý kiến và đừng quên tặng cho CongNghePlus những nút like và chia sẻ nhé!

Đánh giá bài viết: