Cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 file trong Excel nhanh chóng và dễ hiểu nhất

Hàm VLOOKUP được sử dụng khá phổ biến để truy xuất dữ liệu trong Excel áp dụng trên nhiều phạm vi khác nhau, cùng CongNghePlus tìm hiểu cách sử dụng VLOOKUP giữa 2 file và những công thức kết hợp VLOOKUP thường dùng nhất nhé.

Biết cách sử dụng hàm VLOOKUP trong cùng một file nhưng thao tác trên 2 file Excel bạn đã thử chưa? Cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 file liệu có khó, cùng CongNghePlus khám phá cách áp dụng hàm đơn giản, dễ hiểu này nhé.

Cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 file

Định nghĩa hàm VLOOKUP

LOOKUP (Look Up) mang nghĩa là tìm kiếm trong tiếng Anh và V là viết viết tắt của Vertical mang nghĩa là dọc, ghép lại ta được “tìm kiếm theo hàng dọc”.

Hàm VLOOKUP được sử dụng khi bạn cần tìm kiếm dữ liệu theo hàng dọc trong một bảng hay trong một phạm vi bảng sau đó nhận kết quả là dữ liệu trả về theo hàng ngang tương ứng.

Ví dụ: tìm kiếm dọc theo mã nhân viên từ đó truy xuất ra những thông tin chi tiết của một nhân viên như họ tên, năm sinh, hệ số lương,…

Cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 file Excel khác nhau

Hàm VLOOKUP được sử dụng khá thường xuyên trong Excel với chức năng truy xuất các đối tượng dựa theo dữ liệu cho trước.

Đơn giản nhất là áp dụng hàm trên cùng một file trong cùng một bảng tính, một số trường hợp là áp dụng hàm cho hai sheet khác nhau và khó hơn là thực hiện trên 2 file Excel. Bây giờ CongNghePlus sẽ chỉ bạn cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 file khác nhau đơn giản, dễ hiểu nhé.

Ví dụ: Bài toán tìm số tiền thưởng của từng học sinh từ dữ liệu của 2 file: file 1-thông tin học sinh, file 2-điều kiện mức thưởng.

Cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 file Excel

Để cho các thao tác được nhanh chóng, các bạn mở cùng lúc 2 file dữ liệu có liên quan bằng cách mở 1 file ra trước, sau đó dưới thanh taskbar click chuột phải vào Microsoft Excel chọn file thứ 2.

  • Trong file 1, tại ô E3 nhập công thức:

=VLOOKUP(D3,Tien!$B$2:$C$5)

= VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup]), trong đó:

  • VLOOKUP: Tên hàm.
  • lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm.
  • table_array: Bảng chứa giá trị cần dò tìm.
  • col_index_num: Thứ tự của cột chứa giá trị dò tìm trên table_array.
  • range_lookup: Phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối). Ta thường sử dụng dò tìm tuyệt đối.

Cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 file Excel

  • Chuyển sang File 2, (đặt tên cho file 2 là Tien.xlsx) chọn vùng dữ liệu B2: C5, nhấn F4 để khóa vùng chọn.

Cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 file Excel

  • Trở lại file 1 nhập 2,0 (cột thứ 2 trong bảng chứa giá trị dò tìm, dò tìm tuyệt đối) và thực hiện sao chép công thức để cho ra kết quả tiền thưởng của các học sinh còn lại.

Cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 file Excel

Cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 file Excel

Cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF, ISNA

Hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF

Hàm VLOOKUP kết hợp hàm If trong Excel thường được sử dụng phổ biến để tìm kiếm giá trị thỏa mãn các điều kiện và sau đó trả về kết quả Yes/No hoặc True/False, cụ thể cách sử dụng mời bạn đọc tiếp tục theo dõi bài viết dưới đây của CongNghePlus.

=IF(VLOOKUP(lookup_value, table_array, col, index_num, [range_lookup]), trong đó:

  • lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm.
  • table_array: Bảng chứa giá trị cần dò tìm.
  • col_index_number: Số cột mà bạn muốn trả về giá trị.
  • range_lookup: Tham số này là True hoặc False.

Ví dụ 1: So sánh kết quả VLOOKUP với một giá trị cụ thể.

Hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF

Ví dụ 2: So sánh kết quả VLOOKUP với một ô khác.

Hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF

Công thức IF ISNA VLOOKUP để ẩn lỗi #N/A

Chúng ta thường gặp lỗi #N/A nếu hàm VLOOKUP không tìm thấy một giá trị được chỉ định, CongNghePlus sẽ chỉ bạn cách thay thế nó bằng văn bản khác bằng cách sử dụng lồng hàm.

=IF (ISNA (VLOOKUP (…)), “Not found”, VLOOKUP (…))

Ví dụ: Bạn có danh sách với cột họ tên học sinh và cột tiền thưởng, bạn cần kéo tên và số tiền thưởng tương ứng sang một bảng kế bên, nếu không tồn tại thì hiện thông báo “ký tự riêng” thay vì lỗi #N/A.

Công thức IF ISNA VLOOKUP để ẩn lỗi #N/A

Công thức IF ISNA VLOOKUP để ẩn lỗi #N/A

Công thức IF ISNA VLOOKUP để ẩn lỗi #N/A

Gợi ý một số cách lọc dữ liệu khác

Hàm VLOOKUP được sử dụng khá phổ biến, bên cạnh cách sử dụng VLOOKUP giữa 2 file và những hàm kết hợp VLOOKUP, CongNghePlus sẽ giới thiệu thêm cho bạn đọc những hàm có chức năng tương tự nhưng dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian hơn nhiều.

Hàm SWITCH

CongNghePlus sẽ chỉ bạn cách sử dụng hàm SWITCH, một cú pháp tiết kiệm thời gian hơn trong việc so sánh một biểu thức với một danh sách các giá trị và trả về kết quả theo giá trị phù hợp đầu tiên hoặc trả lại kết quả mặc định nếu không tìm thấy giá trị phù hợp.

=SWITCH(expression, value1, result1, [default or value2, result2],…[default or value3, result3]), trong đó:

  • expression: Một biểu thức – là đối số bắt buộc được dùng để so sánh value1…cho đến value 126.
  • valueN: Một giá trị so sánh với biểu thức.
  • resultN: Giá trị trả về khi đối số valueN tương ứng khớp với biểu thức.
  • default: Giá trị được trả lại nếu không tìm thấy kết quả phù hợp nào trong các biểu thức valueN. Đối số này phải là đối số cuối cùng trong hàm.

Lưu ý: Vì các hàm giới hạn trong 254 đối số, do đó bạn có thể sử dụng tối đa 126 cặp đối số giá trị và kết quả.

Ví dụ: Dưới đây là bảng hệ thống xếp hạng điểm.

Hàm SWITCH

Hàm SWITCH

Công cụ Macro

Macro hay còn gọi là VBA Macro giúp cho bạn tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại ở 1 vùng dữ liệu nhờ các tính năng thiết lập sẵn. Macro giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian với những thao tác được tự động hóa, cùng CongNghePlus tìm hiểu xem làm cách nào để tạo ra một Macro nhé.

Các bước sau đây thực hiện trên Microsoft Excel | Microsoft 365.

  • Bước 1: Trong mục View, nhóm Macro, chọn Record Macro.

Đối với các bản Excel khác, trong thẻ Developer, nhóm Code, chọn Record Macro.

Công cụ Macro

  • Bước 2: Trong mục Macro name, đặt tên theo ý muốn.

Công cụ Macro

  • Bước 3: Trong mục Shortcut key, dùng tự do các phím theo ý muốn để thực hiện liên kết phím tắt.

Lưu ý khi phím tắt này trùng với các phím tắt mặc định, chẳng hạn như Ctrl + Z, tính năng Ctrl + Z có sẵn trong Excel (Undo) sẽ mất hiệu lực. Phím Ctrl được thiết lập sẵn, bạn chỉ cần nhấn phím còn lại, ví dụ muốn thiết lập Ctrl Z thì bạn chỉ cần bấm Z.

Công cụ Macro

  • Bước 4: Tại Store macro in, chọn vị trí bạn muốn lưu Macro.

Công cụ Macro thay thế cho VLOOKUP

  • Bước 5: Trong mục Description, ghi những ghi chú về bản ghi > Nhấn OK.

>>> Xem thêmHàm VLOOKUP trả về giá trị 0 và cách khắc phục nhanh

Trên đây là chi tiết cách dùng hàm VLOOKUP giữa 2 file bên cạnh những công thức hàm lồng kết hợp giúp bạn thao tác nhanh hơn các tác vụ trên Excel mà CongNghePlus đã chia sẻ. Đừng quên Like, Share bài viết để ủng hộ CongNghePlus tiếp tục sản xuất những nội dung bổ ích và thú vị hơn nhé.

Đánh giá bài viết: